（一）凡列入交换的文件，一律装订封口，封面字迹工整：如密件及重要文件一律要用胶水封口，收文单位名称要书写全称或规范化的简称。
（二）信封右下角写明单位处室，重要的急件或文件在信封的左下角注明信内文号或简单内容，便于查找。
（三）收发文一定要做到“三检查”：第一、密封是否完好；第二、信封上是否贴有条形码，第三、检查信封上手写收文单位与条形码单位是否一致。
（四）各种“报刊”、“杂志”、“书籍”、私人的信、邮件、钱币及有价证券，不得进行交换。
（五）如发现贴有条形码的错件，请带回本单位，通过收发件登记管理系统打印退信标签，次日退回发件单位，平信直接退回发件单位。
（六）如发现有急件等带有时间性要求的错件，应及时退回发件单位。
（七）严禁将错投信件擅自销毁或者不按规定自行处理。
